Een register dat werkt als de overheid

Dit artikel laat zien hoe ons conceptueel registerontwerp aansluit bij hoe de overheid werkt.

De flow van het registerontwerp

Bekijk je op hoofdlijnen van links naar rechts het registerontwerp, dan is een opeenvolging van vier stappen te onderscheiden:

1. Een externe bevinding – een uitspraak die buiten de bounded context van het register is ontstaan – komt binnen.
2. Met een vertaalregel wordt die omgezet naar een commando in de taal van het register, of het commando wordt rechtstreeks aangeboden.
3. Op basis van het commando tekent het register beweringen op. Primaire beweringen legt het vast in het journaal. Projectie-elementen zijn afgeleide beweringen, die daaruit worden geprojecteerd.
4. Uit projectie-elementen stelt het register verstrekkingen samen voor afnemers.

Ieder van deze stappen komt voort uit een ontwerpkeuze. De vertaalregel maakt de contextovergang expliciet, zodat zichtbaar blijft wat bij de overname verloren gaat. In het journaal slaat het performatieve handelen neer: dit is het terugkijkende gezicht van de januskop, dat vastlegt wat een bevoegde actor heeft gedaan. Het vooruitkijkende gezicht zijn de verstrekkingen op basis van projecties, toegesneden op doel en doelgroep van de afnemer. Door die twee te scheiden, kan het register elke afnemer op maat bedienen zonder de vastlegging aan te tasten.

De flow van de uitvoering

Overheidshandelen begint bij een bevoegdheid die de wetgever toewijst. Artikel 5.8 van de Omgevingswet geeft bijvoorbeeld het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid te beslissen over het verlenen van een omgevingsvergunning. Zo'n bevoegdheid houdt (mits aan een aantal basisvoorwaarden is voldaan) een plicht tot handelen in: het college kan niet zelf kiezen de ene aanvraag wel en de andere niet in behandeling te nemen.

Bij het op basis van bevoegdheden uitvoeren is op bedrijfsniveau een keten te ontwaren die nauw aansluit bij wat we in het registerontwerp zagen. Deze keten begint met een signaal: een indicatie dat er ergens – in de buitenwereld, in een andere of in de eigen overheidsorganisatie – iets is gebeurd wat aandacht verdient.

Het signaal leidt tot een taak: de handelingen die naar aanleiding daarvan moeten worden uitgevoerd. Bij de omgevingsvergunning zijn dat bijvoorbeeld beoordelen op indieningsvereisten, advies inwinnen bij een ketenpartner en besluiten over het verlenen van de vergunning.

In het kader van taakuitvoering uitgevoerde handelingen leveren uitkomsten op, waarvan sommige langdurig betekenisvol zijn: de aanvraag is in behandeling genomen, het advies is ingewonnen, de vergunning is verleend (of niet verleend). Zo'n resultaat noemen we een gevolg, dat vaak, maar niet per definitie, samenvalt met een rechtsgevolg. Bij de aanvraag voor een omgevingsvergunning zouden het verlenen of juist het niet-verlenen van de vergunning, eventueel met voorwaarden zoals een maximaal bouwvolume of een vereiste goothoogte voorbeelden van gevolgen kunnen zijn.

Een gevolg hoeft geen verandering te representeren. Omdat het omgevingsrecht een gesloten karakter heeft, betekent het niet-verlenen van de vergunning dat wat vóór de aanvraag niet mocht, nu nog steeds niet mag: een beargumenteerde bevestiging van de bestaande situatie. Pas als de vergunning wordt verleend, mag iets wat eerst niet mocht.

Met het ontstaan van een gevolg is het handelen niet klaar. Het gevolg wordt door de overheid gebruikt als basis om anderen te informeren: de aanvrager, maar ook bedrijven, ketenpartners en collega-overheden. Dat gebeurt in een vorm die bij hen past – een besluit in pdf-formaat, het antwoord op een bevraging, een notificatie voor geautomatiseerde verwerking – op verzoek of juist proactief. Wat zij ontvangen is een levering: een voor afname bedoelde, doel(groep)specifieke communicatie-uiting over een gevolg.

Waar de ene flow eindigt, kan de volgende beginnen: zo ontstaat een keten. Een levering in de ene bounded context geldt in de volgende als signaal – dat door het bijbehorende register als externe bevinding wordt verwerkt.

Naast elkaar: flows binnen uitvoering en register

Naast elkaar beschouwd wordt duidelijk dat de twee flows sterk op elkaar lijken:

Uitvoering	Register	Hoe ze samenhangen
Signaal	Externe bevinding	Wat aandacht verdient, komt van buiten de context binnen. Heel vaak is dat een levering uit een andere context (binnen of buiten de overheid).
Taak	Commando	Met het commando wordt de uitkomst van de taak in de taal van het register aangeboden om te worden vastgelegd. Bij handmatige uitvoering gaan de handelingen van de taak eraan vooraf; bij volledig geautomatiseerde verwerking kan het commando de hele taak omvatten.
Gevolg	Primaire en afgeleide beweringen	Het gevolg valt in het register uiteen in een primaire bewering, die het performatieve handelen vastlegt en waarop de bevoegde actor kan worden aangesproken, en daarvan afgeleide beweringen die specifiek zijn ontworpen om afnemers te informeren.
Levering	Verstrekking	Het register stelt op eigen initiatief of op verzoek van een afnemer uit afgeleide beweringen een verstrekking samen.

Naast veel overlap zien we ook een verschil dat het benoemen waard is. Tussen gevolg en levering voegt het register een stap toe die in de uitvoering verborgen blijft: de projectie. Daarmee wordt expliciet dat een levering een representatie van een gevolg is en niet het gevolg zelf (zie januskop als metafoor).